《超級專案管理》是由 Bent Flyvbjerg 和 Dan Gardner 合著的一本書,探討為什麼大型專案(例如基礎設施建設、電影製作)經常超出預算、延誤或失敗,以及如何成功完成這些專案。書中提供實際案例與數據,分析失敗的原因,同時提供實用的策略來提升專案的執行效率與成功率,強調謹慎規劃、迭代執行,以及利用「慢工出細活」的原則完成複雜目標。
一、大型專案有多常出包
根據作者大量的研究顯示,大型專案有一半要麼會爆預算、要麼會爆完成時間。只有大約10%的專案可以符合原先預期。而要成本、時間符合原先預期外,效益也符合預期的話,則大約只有0.5%。
二、為何大型專案常常出包
1. 心理與權力作祟:人們常常在開啟專案時就因為好大喜功、為了爭奪權力、或是過度樂觀,所以把專案想得太美好,殊不知一開始的規劃就注定不能如預期達成。
2. 策略性隱瞞:特別是公共大型專案,主持者擔心如果說出真正的成本,領導不會買單,所以故意文過飾非,引誘人們投入專案,等開始後發現事情沒這麼簡單,已經來不及,頭已經洗下去了。
3. 過快判斷(承諾謬誤):主持者可能因為時間壓力,或固執己見,沒有做好充分的考慮,就把一開始的計畫當成最終版,死嗑下去。
4. 沉沒成本謬誤:當死嗑下去後,為了不背黑鍋,不想感覺前功盡棄,所以就持續投入資源,越燒越大,最後成本持續爆增。
5. 萬年新手症候群:如果大型專案是前無古人,那麼來做的人可能都沒啥經驗,很可能錯估情勢。然後下一次的大型專案可能是事隔多年,於是經驗無法傳承,於是下一次的大專案,又是一次缺乏經驗的冒險。
6. 計畫不周全:有些商業情境會鼓勵先做再說,這種模式對於低成本迭代型的計畫是好的,但是若是做成本較高的話,這種模式就不太好了,可能會導致一直燒錢、一直出包。
三、如何提升大型專案成功率
1. 請高手出馬:有經驗的專業者具有許多難以言說的實踐智慧,這差異只有開始動工時才看得出高手、低手的差異。
2. 找對團隊:跟找到高手一樣,找到好團隊,稍貴一點的價格絕對勝過後續補洞、出包的成本。
3. 問「為什麼」:不時回顧專案的「目標」,別忘記專案計畫只是手段。心中有大目標,才能判斷計畫使否走歪? 是否要考慮壯士斷腕?
4. 樂高模組法:容易成功的專案許多是以小模組方式慢慢一步步達成。不要打造牽一髮動全身的「龐然大物」,試著將專案分解成易執行、易替換、可重複的小模組,像堆樂高一樣把它們拼起來。
5. 慢思快行:執行起來要付出成本的事項,需三思而後行。慢慢來比較快,與其動工後事後補救,不如動工前盡量計畫周詳。欲速則不達。
6. 採取外部觀點:永遠試著找先例或類似案例來參考,不要覺得自己的專案是獨一無二。相信大數法則,你的專案所需的時間、成本、獲得的效果,很可能與其他案例類似。
7. 留意可能付出的代價:不要假設專案不會出包,請假設如果出包該怎麼做。
8. 聰明拒絕:秉持專案的初衷,不要輕易接受計畫之外的無謂事項。
9. 廣結善緣:平時做好人脈,有事時大家好互相照應。
10. 最大的風險是自己:專案都有出包風險,但是最大的風險來自對問題視而不見的自己。不要太獨斷,開放心態聽聽別人的建設性意見。
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