管理者及其工作
管理者的第一個要務是:創造一個整體,使得總體大於個別總和。這包括對企業、對管理者、對員工和工作的管理。第二個要務是在每個決策均衡短期與長期目標。
雖然管理者可能有個別任務要做,但他的主要共同工作是:1.設立目標;2.進行工作組織,分工和分配人員;3. 激勵與溝通;4. 工作績效衡量;5. 培養人才。
設立目標需要綜合和分析當前與未來的需要。
激勵和溝通是社會性技能,首重公平正義,其次為經濟原則,而正直是更重要的。
績效評估需要分析能力,要注意不能將其作為宰制的手段。
管理者需要有掌握資訊的能力:接收資訊、傳遞資訊,這需要良好的閱讀書寫能力。
管理者要有善用時間的能力,他們花在向上溝通的時間應多過於向下溝通的時間,讓部屬定期或主動向自己匯報。
管理者管理的主要是人,好的主管並不追求討人喜歡,而是受人尊敬。他可能令人討厭、苛刻,卻能讓人成長。他就事論事,只考慮甚麼是對的,但不考慮誰是對的。且其看待人最重要的是正直而非才能。
管理者最核心的特質是:他賦予他人願景和經營能力,而他自身必須是有願景和有道德的人。
做出決策
決策的首先要關鍵,不是回答正確答案,而是問「正確問題」。一般而言,決策可依循經濟原則:用最小努力和干擾達到最大目標。其他的策略性決策,便比較複雜,可能涉及到尋找資源等。越高階的管理者,越需要做複雜決策。策略決策的關鍵不在於解決問題,而在於問對問題,用正確解方解錯誤答案,不但無益,甚至有害。
決策的5個階段是:界定問題 > 分析問題 > 發展可行方案 > 決定最好方案 > 將決策轉為行動
界定問題時,找出問題的本質很重要,值得花最多的時間,有時看似是人的問題,其實是制度的問題。有時看似是成本問題,其實是營收問題。通常可以用「假設」和「歸因」找出問題關鍵:「如果沒有這件事會如何? 」「是甚麼導致了這件事?」 解決方案只要不違反公司規則,都是可能可行的。
第2階段是分析問題。首要的是了解事實,不必期待獲得全部事實,但要知道獲取多少事實是足夠做決策的。
第3階段是發展可行方案。發展可能方案應該盡量設想各種可能,不要過於侷限。此外,甚麼都不做也是一種選擇方案。
第4階段是決定最好方案。每個可行方案都應該包含對期望值的評估。其他考量點包括:效益、時機、資源限制,可行性是最基本的,絕不要選一個不可行的選項。
第5階段是行動。正確的決策應該本身是正確的,不該花太多時間推銷或是讓顧客接受。當然,有其他人的配合,才能讓決策真正得以施行。好的決策能讓團隊皆有參與感,使員工更有效率、更有成就感。
當管理者的經驗累積,他會做更多策略性決策,並更少仰賴直覺來決策。
未來的管理者
未來的的管理者的任務包括:目標管理、風險處理、策略性決策、團隊整合、清晰交流資訊、通曉管理能力、了解世界政治、經濟、社會趨勢。
對於新進的人才,管理者要能讓流程持續的簡化,透過系統性簡化讓事情持續進步。並且善各種模型將單一考量整合為綜合考量。
管理者不能僅只是精通自身的專業,還要能成為一個通才。雖然這些可以透過教育補充,但不能取代經驗的作用,管理者必須參與過制定目標、組織、溝通、激勵、績效評估、培養人才等工作,管理學概念才有意義,而不會流於枯燥的形式。
以耶穌會和軍事教育為例,他們都必須有一定的實際經驗後,才有資格開始抽象的理論學習。
最後,管理者最重要的特質是正直,必須將企業共同利益置於個人利益之上,將原則至於權宜之上,除了知識、能力、技術,更重要的是願景、勇氣、責任感、正直。
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